Prioritäten richtig setzen

Alles auf einmal tun zu wollen zerstört alles auf einmal.

Georg Christoph Lichtenberg
deutscher Physiker und Schriftsteller (1742 - 1799)

Wer mehrere Dinge zur selben Zeit anfing, galt früher als Chaot. Heute werden solche Menschen als „Multitasking-Talente” gepriesen. Ist es da nicht normal, dass Dein Chef während er mit Dir spricht, ein Telefonat annimmt, seine Mails prüft und in Gedanken auch noch das Budget für das nächste Jahr plant?

Ist es da nicht auch normal, dass man von jedem Menschen heute erwartet, dass er mehrere Projekte zur selben Zeit umsetzt, am Computer von Dokument zu Dokument springt und auf alle Mails in der Geschwindigkeit eines Tausendsassas antwortet?

Wenn Du eine Mail an ein Kundenservice schreibst (z.B. Du möchtest zu einem bestimmten Produkt eine zusätzliche Information erhalten), welche Antwortzeit ist für Dich „normal”? Ab wann wirst Du unruhig oder denkst Dir, dass dieser Betrieb Dich vielleicht doch nicht als Kunde braucht/haben möchte? Ab wann gibst Du gänzlich auf?

Ja, in unserer Arbeitswelt geht es immer schneller zu. E-Mails, SMS, Chat/IM, Videokonferenz, Telefon, Meetings, … alles ruft und zerrt gleichzeitig an Dir. Und auf dem Schreibtisch wächst der Papierberg ins unermessliche. Was tun sprach Zeus?

Nach obenSelbstorganisation

Vielleicht ist all dies „normal” geworden - aber es zeigt vor allem eines: das mangelnde Organisationstalent dieser Menschen. Was ihnen fehlt, sind Prioritäten.

Themen von höchster und geringster Wichtigkeit, werden ununterbrochen vermischt. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Was würdest Du von einer/m Manager/in halten, die/der lieber Anrufe und Mails beantwortet als für die eigene Firma eine Strategie zu entwickeln, welche hilft versteckte Markt-Ressourcen zu finden und so den Erhalt der Firma sichert?

Oft ist es ja geradezu entspannend, nachdem man z.B. stundenlang über einem Projektentwurf gegrübelt hat, Briefe zu frankieren. Teilweise fördert dies sogar das Arbeitsklima. Zum Beispiel, wenn Deine Führungskraft ab und zu solche Bagatell-Arbeiten erledigt, signalisiert Sie Dir doch: „Ich bin mir für solche Aufgaben nicht zu schade.”

Problematisch wird es aber, wenn deshalb wirklich wichtigen Aufgaben nicht erledigt werden und abends das Gefühl herrscht: „Den ganzen Tag war ich beschäftigt, doch zu meinen eigentlichen Aufgaben bin ich nicht gekommen.”

Statt selbst zu bestimmen, wofür Du Deine Zeit investiert, retournierst Du zufällig übers Netz fliegenden Bälle: Anrufe, Mails, Nichtigkeiten. Du reagierst, statt zu agieren. Das wirklich Wichtige, bleibt auf der Strecke.

Dabei weiß doch jedes Kind , dass eine gute Strategie für die Konzentration der Kräfte sorgt. Ohne klare Strategie kommt es immer wieder zu Verzettelung, die Firma läuft zwar auf Hochtouren, die eingesetzten Energien aber verpuffen oder bringen Ergebnisse, die nicht zueinander passen.

Nach obenMultitasking - Mehrere Dinge gleichzeitig tun kann man oder doch nicht?

Unser Kopf kann zur selben Zeit nur einen Gedanken denken. Wer sich mit 2 Themen gleichzeitig beschäftigt, beschäftigt sich mit keinem richtig. Und das merkt man sofort an den Ergebnissen.

Spiegel Online
Zwar beharren viele Unternehmer und Betriebsberater auf der Ansicht, verschiedene Aufgaben zugleich zu erledigen, sei das Patentrezept gegen Dauerstress, gegen zu viel und zu langsam erledigte Arbeit. Multitasking nennen sie dieses Rezept. Doch Psychologen, Neurowissenschaftler und Ökonomen widersprechen mittlerweile einhellig: Der Mensch mache bei solchem Vorgehen haufenweise Fehler, sein Gehirn sei der Doppelbelastung nicht gewachsen.

Wenn ich für jedes unvollendete Konzept, für jedes vergessene Mitarbeitergespräch, für jedes schlecht vorbereitete Meeting nur 1 Euro bekommen würde, wäre ich sicher schon mehrfacher Millionär.

Aber mein/e Chef/in fordert von mir alles gleichzeitig. Wenn ich nicht alles gleichzeitig erledige verliere ich doch meinen Job!
Das stimmt sicher nicht. Bitte frage Dich in einer ruhigen Stunde: an welchen Ergebnissen werde ich gemessen? Welche Kleinigkeit - täglich getan - würden mich auf lange Sicht vorwärtsbringen? Und angenommen Du darfst täglich nur eine Stunde arbeiten: was würdest Du in dieser Zeit erledigen?

Wohl denen die einen Vorgesetzten oder Chef haben, welcher beispielsweise eine Ausbildung als Systemischer Business Coach absolviert hat. Dort wird unter anderem auch Zeitmanagement gelehrt und wie richtig Prioritäten gesetzt werden. Wenn Du also unter Druck stehst, vermeintlich alles auf einmal erledigen zu müssen, sprich Deinen Chef auf ein Zeitmanagement Seminar an. Alternativ kannst Du so einen Kurs auch im Fernstudium absolvieren und so selbst die Erkenntnisse zum richtigen Zeitmanagement und zur Priorisierung erlernen.

Wer weiß, was in seinem Job wirklich zählt, gibt das Multitasking auf. Er tut eines nach dem anderen: die wichtigen Dinge zuerst und die weniger wichtigen - gar nicht!

Nach obenWelche Hilfsmittel kann ich zum Prioritäten setzen verwenden?

Viele Methoden stehen Dir zu Verfügung und so manche hast Du auf diesen Seiten sicher schon gelesen. Von ABC-Analyse über Pareto-Prinzip, Eisenhower-Methode bis zu Delegieren - all dies hilft Dir sicher beim richtigen Setzen von Prioritäten.

Als Windows multitask-fähig wurde, soll jemand Bill Gates gefragt haben, was dabei denn das Neue sei. Angeblich antwortete er: „Ab jetzt können mehrere Programme gleichzeitig abstürzen.” Das geht auch im Kopf; Mono-tasking ist besser!

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